Gastrechnung

Datenschutzerklärung

Stand: Oktober 2026. Diese Erklärung ist ein Entwurf und sollte vor dem Produktivbetrieb rechtlich geprüft werden.

1. Verantwortlicher

Benjamin Ries, Gastrechnung, Asternweg 8, 35578 Wetzlar, Deutschland
Telefon: +49 176 63753845 · E-Mail: Benjamin.ries2311@gmail.com

Für Belege und Rechnungsdaten, die Gäste über das Portal eines Restaurants einreichen, ist das jeweilige Restaurant Verantwortlicher. Gastrechnung verarbeitet diese Daten als Auftragsverarbeiter im Auftrag des Restaurants (Art. 28 DSGVO).

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf werden technisch notwendige Daten verarbeitet (IP-Adresse, Zeitpunkt, aufgerufene Seite, Browsertyp), um die Seite sicher auszuliefern und Missbrauch abzuwehren. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Verbindung ist per TLS verschlüsselt. Hosting und Datenbank werden von Dienstleistern mit Servern in der EU bereitgestellt.

3. Konten für Restaurants

Für Registrierung und Nutzung verarbeiten wir E-Mail-Adresse, Passwort (verschlüsselt), Restaurant- und Firmendaten, Steuerangaben, Bankverbindung sowie Teammitglieder. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertrag).

4. Gästeportal: Belege und Rechnungsanschrift

  • Hochgeladenes Belegfoto/-PDF und daraus erkannte Positionen, Beträge und Steuersätze
  • Rechnungsanschrift: Firma, Ansprechpartner, Adresse, E-Mail, optional USt-IdNr./Steuernummer
  • Vorgangskennung und ein geheimer Zugangscode (nur verschlüsselt gespeichert)

Zweck ist die Erstellung einer Rechnung durch das Restaurant. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Dateien werden privat gespeichert und nur über kurzlebige, geschützte Links bereitgestellt. Zum Schutz vor Missbrauch werden Anfragen in gekürzter bzw. verschlüsselter Form gezählt (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO).

5. Automatische Belegerkennung (KI)

Zum Auslesen des Belegs wird das Bild an einen KI-Dienst übermittelt, der den Text erkennt. Die Ergebnisse sind Vorschläge; jede Rechnung wird vor Ausstellung durch das Restaurant geprüft und freigegeben. Es findet keine automatisierte Entscheidung im Sinne von Art. 22 DSGVO statt.

5a. Eingesetzte Dienstleister (Unterauftragnehmer)

  • Lovable Labs Incorporated (Stockholm, Schweden) – Bereitstellung der Anwendung, Datenbank, Dateispeicher und KI-Schnittstelle (Lovable Cloud / AI Gateway).
  • Supabase Inc. (San Francisco, USA) – Betrieb von Datenbank, Anmeldung und privatem Dateispeicher.
  • Cloudflare, Inc. (San Francisco, USA) – Auslieferung der Website, TLS-Verschlüsselung, Schutz vor Angriffen.
  • Google Ireland Ltd. (Dublin, Irland) bzw. weitere über das AI Gateway angebundene KI-Anbieter – Texterkennung auf Belegen.

Mit allen Dienstleistern bestehen bzw. werden Auftragsverarbeitungsverträge geschlossen. Soweit Daten in die USA übermittelt werden, erfolgt dies auf Grundlage des EU-U.S. Data Privacy Framework bzw. von EU-Standardvertragsklauseln (Art. 45, 46 DSGVO). Die konkreten Serverstandorte sind vor dem Produktivbetrieb zu bestätigen.

6. Support per Telefon und WhatsApp

Wenn Sie uns per Telefon oder WhatsApp kontaktieren, verarbeiten wir Ihre Nummer und Nachrichteninhalte zur Bearbeitung Ihres Anliegens (Art. 6 Abs. 1 lit. b bzw. f DSGVO). Bei WhatsApp gelten zusätzlich die Datenschutzbestimmungen von WhatsApp (Meta); dabei können Daten in Drittländer übermittelt werden. Alternativ steht Ihnen der telefonische Kontakt offen.

7. Speicherdauer

Rechnungen und zugehörige Belege unterliegen gesetzlichen Aufbewahrungspflichten (in der Regel 8 bis 10 Jahre, § 147 AO, § 14b UStG; Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO). Nicht abgeschlossene Gastanfragen werden gelöscht, sobald sie nicht mehr benötigt werden. Kontodaten werden nach Vertragsende gelöscht, soweit keine Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

8. Cookies

Wir verwenden nur technisch notwendige Speicherungen (z. B. für die Anmeldung). Tracking- oder Werbe-Cookies werden nicht eingesetzt.

9. Ihre Rechte

Sie haben das Recht auf Auskunft, Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung, Datenübertragbarkeit sowie Widerspruch (Art. 15–21 DSGVO). Gäste wenden sich für Rechnungsdaten bitte vorrangig an das jeweilige Restaurant. Sie können sich zudem bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde beschweren, etwa der Behörde Ihres Bundeslandes.